Rechtliche Grundlagen für den Einsatz betrieblicher elektronischer Archivierungssysteme

Problemstellung und Zielsetzung Jeder Unternehmer ist zur Archivierung von betrieblichen Unterlagen verpflichtet. Unterlagen müssen u. U. bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden. Über die Art und Weise der Archivierung bestehen keine einschlägige gesetzliche Vorschriften. Elektronische Archivierungssysteme eröffnen erhebliche Rationalisierungsund Kostenreduzierungspotentiale und sind eine wichtige Voraussetzung für eine Büroautomation. Insbesondere sind schnellere Zugriffszeiten, gezielte Suchmöglichkeit nach Dokumenteninhalten, elektronische Weiterverarbeitungsmöglichkeit (z.B. in Workflowmanagement-Systeme) sowie erhebliche Reduzierung von Lagerkosten1 zu nennen. Um diese Potentiale zu nutzen, sind einerseits gesetzliche Vorschriften einzuhalten und andererseits rechtlichen Risiken vorzubeugen. Neben der Aufbewahrung auf Papier oder Mikrofilm bietet sich die Möglichkeit der Archivierung auf elektronischen Speichermedien. Es stehen im wesentlichen folgende digitale Datenträger zur Verfügung: (1) Magnetband, z. B. DAT2, DLT; (2) Diskette; (3) Festplatte; (4) optical und magneto-optical Disc (CD, WORM, DVD). Hinsichtlich deren rechtlicher Zulässigkeit und den zu erfüllenden Anforderungen zur Ordnungsmäßigkeit des Aufbewahrungsverfahrens besteht jedoch häufig Unsicherheit. Daher werden im folgenden die zu beachtenden gesetzlichen Bestimmungen aufgezeigt und unter Einbeziehung von fachlichen Stellungnahmen für den Einsatz von elektronischen Archivierungssystemen interpretiert. Um eine branchenunabhängige Sichtweise zu wahren, werden hierbei die Vorschriften aus HGB, BGB, AO, ZPO und BDSG berücksichtigt. Ziel dieses Beitrags ist es, rechtliche Anforderungen an die elektronische Archivierung allgemein aufzuzeigen und die daraus resultierenden Konsequenzen für den Einsatz alternativer Speichermedien zu untersuchen. Zu diesem Zweck wird zunächst die rechtliche Zulässigkeit alternativer Datenträger belegt. Darauf aufbauend sollen die rechtlichen Anforderungen an das Archivierungsverfahren in den verfahrenstypischen Abschnitten Transformation, Aufbewahrung und Wiedergabe analysiert werden. Notwendig ist auch die Erläuterung der Forderungen